A magánegészségügyi intézmények ugyanolyan üzleti és működési kihívásokkal szembesülnek, mint bármely más piaci vállalkozás: stabil pénzügyi, számviteli, logisztikai és raktározási rendszereket kell fenntartaniuk. A szektor sajátossága ugyanakkor, hogy a beszerzésekhez és a szolgáltatások igénybevételéhez elengedhetetlen az orvosok és a szakápolók közreműködése.

Ha a klinikai dolgozóknak a betegellátás mellett folyamatosan adminisztratív és jóváhagyási feladatokat is el kell látniuk, az jelentős többletterhet ró rájuk.

- mutatott rá.

Ennek következtében a beszerzések és a számlafizetések késhetnek, a belső jóváhagyási folyamatok lelassulhatnak, ami végső soron rontja az intézmény versenyképességét és hatékonyságát. A mindennapokban ez az e-mailek közötti folyamatos keresgélésben, elveszett bizonylatokban és tisztázatlan jóváhagyási körökben nyilvánul meg, ami a hónap végére hatalmas adminisztrációs teherré halmozódik fel.

Sok szervezet ott követi el a hibát, hogy a digitalizációt az e-mailben érkező PDF-számlák letöltésével és elektronikus tárolásával azonosítja. Ez azonban csupán felületi kezelés, amely nem szünteti meg az emberi kitettséget és a folyamatok elakadását, például a munkatársak szabadsága idején.

Amíg egy számlát csupán dokumentumként, és nem adatként kezelünk, addig valódi folyamatautomatizációról sem beszélhetünk – a digitalizáció ebben a formában kimerül az egyszerű digitális archiválásban.

– hangsúlyozta Lepesi János.

Ha a bizonylatokra adatstruktúraként tekintenek – amely tartalmazza a számlázási tételeket, összegeket, határidőket, költséghelyeket és projekteket –, akkor arra már jól felépített, automatizált folyamatokat lehet alapozni. Az EconomySoft által fejlesztett Számlarobot például közvetlenül szinkronizálja a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) adatait, nemcsak a számlafejeket, hanem a tételsorokat, a bankszámlaszámokat, a stornó- és módosító bizonylatokat, valamint az alkalmazott árfolyamokat is feldolgozva.

A rendszer képes automatikusan párosítani a beérkező e-mailekből a számlaképeket és a mellékleteket, sőt, a kontírozási és könyvelési feladatokat is manuális beavatkozás nélkül végzi el. Mivel a magánegészségügyi intézmények jelentős részben külföldi beszállítókkal is dolgoznak, a Számlarobot a nemzetközi bizonylatok feldolgozására egy egyedi, két különböző mesterséges intelligencia (MI) modellt ötvöző technológiát alkalmaz. A két modell egymás hibáit korrigálva 90 százalékos pontossággal képes kinyerni és strukturálni a külföldi számlák adatait.

A back-office folyamatok optimalizálásával el kell érnünk, hogy a gép végezze el a manuális feladatokat, a magasan képzett egészségügyi szakemberek pedig kizárólag a kritikus döntési pontokon kapcsolódjanak be a jóváhagyási láncba.

– mutatott rá a szakértő.

A klinikai szakdolgozóknak így már csak a teljesen előkészített, minden szükséges dokumentummal és teljesítési igazolással felszerelt digitális számlát kell jóváhagyniuk egyetlen kattintással, akár mobiltelefonon keresztül is.

A jóváhagyott adatok közvetlenül, emberi kéz érintése nélkül kerülnek át a pénzügyi és számviteli rendszerekbe. A Számlarobot jelenleg több mint 19-féle vállalatirányítási (ERP) rendszerhez kínál közvetlen integrációt – beleértve az SAP, az SAP Business One, valamint a Devisu rendszereket is –, így a költséghelyek, projektek és beszerzési azonosítók adatai automatikusan frissülnek a gazdálkodási szoftverekben.

A gyakorlati megvalósításra példa a Saint James Szemészeti Központ esete, amely egy évvel ezelőtt vezette be a rendszert a belső beszerzések koordinálatlansága és a követhetetlen jóváhagyási folyamatok miatt. Az automatizáció eredményeként a klinikán a számlák teljesen kontrollált digitális útvonalon haladnak végig, és a jóváhagyott tételek alapján a banki utalási csomagok összeállítása és indítása is közvetlenül a rendszerből történik.

Címlapkép forrása: Bácsi Róbert (Portfolio)

Ennek a cikknek az előkészítésében AI-asszisztens működött közre, a végleges tartalmat újságírónk szerkesztette és ellenőrizte.