Végre egy jól megérdemelt szünetre készül, de van még egy feladat, amelyet ki kell pipálnia a tennivalók listáján: az irodán kívüli válasz megírása.

Sokan túlságosan is járatosak lesznek azon vitatkozni, hogy mennyi információt kell tartalmaznia, és mennyire lesz elérhető – és hogy személyességet kell-e adnia az üzenetnek, vagy megkockáztatja, hogy eltörjön egy viccet.

A szakértők szerint egyértelmű, hogy mit szabad és mit nem szabad az irodán kívüli üzenet (OOO) írásakor – és a tévedés súlyosabb következményekkel járhat, mint gondolnád. Íme a szabályaik a tökéletes, irodán kívüli válasz megírására.

A Debretts, egy etikett-tanácsadó azt állítja, hogy a jó automatikus válasznak udvariasnak és tömörnek kell lennie, meg kell adnia egy konkrét visszatérési dátumot, és adott esetben meg kell adnia egy másik kapcsolattartási pontot.

De kerülje a túlzott megosztást, például az üdülési tervei konkrétumainak feltüntetését, vagy az olyan dolgokkal való dicsekedést, mint a második otthon vagy a drága hobbi.

Az "erényjelzés" arról, hogy miért vesz ki szabadságot, egy másik nem-nem. Ez „önelégültnek” tűnhet, vagy mintha „túl keményen próbálkozna” – mondja Rupert Wesson rendező.

"Néhány ember örül annak, hogy "minőségi időt tölt a családjával", de mivel ők küldenek Önnek e-mailt, és keményen dolgoznak, megkockáztathatja, hogy beledörgölje az orrukat."

Ennek ellenére egy puszta üzenet, amely egyszerűen kijelenti, hogy "nem vagyok hivatalban", a visszatérési dátum vagy a kipróbálandó alternatív e-mailek részletei nélkül, több kérdést vethet fel, mint amennyi választ ad.

"Az emberek nem tudják, mikor várják a választ, vagy ki más tud segíteni, és ez a bizonytalanság az, ami a "minden esetre" nyomon követéshez vezet" - mondja Charlotte Davies, a Linkedin karrierszakértője.

Úgy gondolja, hogy egy jó OOO két dolgot tesz: megosztja a dátumokat, és az embereket egy tartalék kapcsolatra irányítja.

Azt is gondolja, hogy érdemes tájékoztassa a személyt, akivel foglalkozik, minden fontos dologról, mielőtt elindulna: "Segít, aki e-mailt küld Önnek, és megóvja a szünetet is."

Míg a személyes érintés működhet az OOO-ban, ha a csapat kultúrája informális, ügyeljen arra, hogy a humor nem mindig éri el jól az e-maileket.

Paul Fitzsimmons, a Wilford Smith ügyvédi iroda értékesítési és marketingvezetője szerint a túlságosan csípős vagy szarkasztikus üzenetek bajba keverhetik Önt, még ha viccesek is.

„Jelenleg nem vagyok az irodában, és úgy teszek, mintha ez a cég nem létezne”... „Ha sürgős, hívjon valakit, akit érdekel”... „A távollétem alatt kapott e-maileket olvasatlanul törlik” – hoz példákat.

Adam Murfet (41), vezető értékesítési vezető azt mondja, hogy egy volt kollégája elveszített egy üzletet, miután egy tréfa feldühített egy ügyfelet egy OOO-ban.

De szerinte a humor segíthet néhány embernek abban, hogy kitűnjön egy olyan időszakban, amikor a kommunikációt egyre inkább a mesterséges intelligencia vezérli.

"Mindig kérdezd meg, feltennéd ugyanazt egy e-mailben?" – mondja ökölszabályként.

"Bármit, amit elküldesz, felolvasnak, és az emberek ítélkeznek majd rajtad."

A kommentelők gyakran panaszkodnak a feladóra, aki azt állítja, hogy "korlátozott hozzáférése lesz az e-mailekhez", amíg távol vannak.

A kockázat az, hogy felkéri az embereket, hogy továbbra is úgy lépjenek kapcsolatba Önnel, mintha még mindig dolgozna.

Wesson azt mondja, hogy ha valóban meg kell néznie az e-maileket nyaraláskor, akkor jobb, ha azt mondja, hogy "időnként ellenőrizni fogom az e-maileket", mivel ez kezeli az elvárásokat.

Davies hozzáteszi, hogy ha megfelelő pihenésre vágyik, „mondja ezt egyértelműen – valami olyasmiket, hogy „Ez idő alatt nem fogok e-maileket ellenőrizni”.

"Ne feledje, hogy az Egyesült Királyságban törvényes joga van megszakítás nélküli éves szabadsághoz, hacsak a szerződése másként nem rendelkezik."

1.Légy udvarias:Ne csak úgy induljon el, hogy "éves szabadságon vagyok". Előszóba írja be üzenetét egy üdvözlettel, például "Köszönjük az e-mailt".

2.Adjon meg egy konkrét visszaküldési dátumot és tartalék kapcsolattartóha megfelelő. Győződjön meg arról, hogy az összes elérhetőségi adat helyes

4.Tisztázza elérhetőségét:Kezelje az elvárásokat, és ha nem szeretné, ha kapcsolatba lépnének veled, szóljon

5.Ne ígérjen azonnali választ, amikor visszatér:A lemaradás teljesen normális, ezért "néhány napon belül" jobb ígéretet tenni

6.Jelölje be mind a belső, mind a külső érintkezőketha Outlookot használ. Könnyen kihagyható

7.Kapcsolja ki az irodán kívüli eszközt, amikor visszatér:Egy elavult OOO szervezetlennek tűnhet.

Források: Debretts, Linkedin